Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan kapasitas dan pemahaman mahasiswa dalam bidang administrasi kelembagaan, khususnya dalam hal surat-menyurat dan penyusunan anggaran kegiatan.
Acara tersebut dihadiri oleh Kepala Bagian Umum dan Layanan Akademik (ULA), Yusnidar, S.Ag., M.H., Kasubbag Umum dan Rumah Tangga, Kanna Rizky, M.Kom., serta seluruh perwakilan Ormawa, UKK, dan UKM di lingkungan Univeritas Islam Negeri Sultanah Nahrasiyah Lhokseumawe.
Dalam sambutannya, Yusnidar menyampaikan pentingnya membenarkan yang biasa dan membiasakan yang benar. Ia menekankan bahwa saat ini sistem administrasi tidak lagi harus menggunakan berkas fotokopi, melainkan dapat dilakukan melalui berkas digital dengan tanda tangan elektronik. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi serta mengurangi penggunaan kertas. Selain itu, beliau juga menjelaskan pentingnya pemahaman dalam tata cara penyusunan surat yang benar, terutama berkaitan dengan kegiatan yang akan dilaksanakan oleh setiap lembaga dan ditujukan kepada pihak terkait.
Achirul, S.E., dalam pemaparannya menegaskan bahwa proses administrasi, seperti penyerahan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ), Rencana Anggaran Biaya (RAB), dan pemesanan belanja bahan, harus dilakukan sesuai prosedur melalui sistem POK. Ia juga mengingatkan bahwa anggaran yang disusun harus sesuai dengan ketentuan, tidak boleh dimanipulasi, dan harus dipastikan bahwa anggaran, POK, serta Surat Keputusan (SK) telah tersedia sebelum kegiatan dilaksanakan.
 |
| Foto: Qurrata A'yuni |
Selanjutnya, Dewi Saputri turut menyampaikan beberapa poin penting terkait teknis pelaksanaan administrasi kegiatan. Ia menyebutkan bahwa LPJ kegiatan harus disiapkan sejak kegiatan mulai dilaksanakan. Perencanaan kegiatan juga wajib dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pembina, kemudian disampaikan kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Sebelum kegiatan dimulai, SK harus sudah tersedia. Ia juga mengingatkan bahwa absensi peserta harus dibagikan di awal kegiatan, bukan setelah kegiatan selesai. Selain itu, dokumentasi kegiatan harus mencakup foto dari empat sudut, yaitu kiri, kanan, depan, dan belakang.
Lebih lanjut, beliau menjelaskan bahwa pembayaran untuk pihak eksternal, seperti moderator atau pembicara dari luar civitas kampus, harus mengacu pada Standar Biaya Masuk (SBM), pembayaran hanya dapat dilakukan jika pihak tersebut berasal dari luar kampus dan maksimal sebesar 10% dari jumlah peserta. Moderator dibayar per kegiatan, sedangkan pemateri dibayar per jam sesuai peraturan yang berlaku. RAB kegiatan juga harus sudah disusun dan diketahui sejak awal pelaksanaan.
Dalam sesi berikutnya, Kanna menekankan bahwa seluruh kegiatan yang akan diselenggarakan harus memiliki RAB yang telah dirancang sejak tahun sebelumnya, bukan disusun secara mendadak ketika kegiatan hendak dilaksanakan.
Ketua panitia pelaksana, Andi Mahendra Putra Nasution, menyampaikan bahwa kegiatan ini diadakan untuk meningkatkan pemahaman mahasiswa mengenai struktur administrasi kelembagaan, khususnya dalam penulisan surat-menyurat. "Harapannya, kegiatan ini dapat memberikan manfaat besar bagi seluruh mahasiswa di bidang keorganisasian, serta menjadi program yang berkelanjutan di setiap lembaga," ujarnya.
Salah satu peserta, Rauza Alya dari Program Studi Hukum Keluarga Islam (HKI), juga menyampaikan kesannya terhadap kegiatan tersebut. "Menurut saya, kegiatan hari ini sangat menambah wawasan. Materi yang disampaikan memberikan banyak manfaat bagi saya secara pribadi. Harapannya, kegiatan ini terus diselenggarakan agar mahasiswa berikutnya memahami hal-hal penting dalam administrasi organisasi," ungkapnya.
Reporter: Aprillia Fira Purnama
Editor: Putri Ruqaiyah
.jpeg)
